小切手による支払いはやめて振込に変更できないか検討したほうがいい理由。

売上の回収方法や経費などの支払方法の一つに小切手による支払いがありますが、この小切手による支払いは経理を効率的におこなうという観点からはあまりお勧めしていません。

その理由を小切手を振り出した側と小切手をもらった側にわけて整理してみます。

小切手を振り出した側の問題点

小切手を渡した相手側がいつ銀行に持って行くのか分からない

小切手を渡した相手側がすぐその小切手を銀行に持って行って換金してくれるのであれば問題ありませんが、すぐに換金されないケースがたまに発生します。

例えば相手側が他にも複数の会社と小切手で取引をしている場合には小切手をもらった都度銀行にもっていき換金をしていては時間がかかりますし、手間になります。

なので、ある程度小切手が集まったタイミングでまとめて小切手を銀行へ持っていくほうが換金の手間が省けるため、ひと月のうちの決まった日（例えば月末や20日など会社の決めた日）にまとめて小切手を銀行窓口に持っていくことが考えられます。

こういう状況が発生した場合には小切手を切ったとしても実際に銀行口座から引き落としがされるまでの間にタイムラグが生じることになり、その間ずっと口座の管理（小切手が持ち込まれても問題ない金額の資金残高が口座にあるかどうか）をしておかなければならなくなるため手間がかかってしまいます。

小切手が払い出されて引き落としがされた場合、通帳の摘要欄には小切手番号のみが記載されるため、小切手を振り出した内容を確認するにはその都度、小切手帳を確認しないといけない。

小切手で経費や仕入代金の支払いを行い、相手側がその小切手を銀行へ持ち込み換金すると、支払った側の通帳には引き落とされた金額と小切手番号が記載されることになります。

この「小切手番号しか記載されない」という点が経理処理の都合上好ましくありません。

どこに対して支払いをしたのか、相手先が通帳に印字されないからです。

どこの会社に対して小切手を支払ったのか知るにはを小切手帳の該当番号の箇所をみて確認しないといけません。

これが手間です。

振込で支払いをした場合には総合振込などの一定の方法を除き、通帳には支払先が印字されることがほとんどですので、通帳のデータを確認すればどこに支払ったのかをすぐに把握することができます。

小切手をもらった側の問題点

管理に神経を使う

小切手はいわば現金と同じものですから大金を常に会社の中で保管しておかなければならずその管理には神経を使うことになります。

上でも述べたように小切手をもらった都度、換金のために銀行窓口に持ち込むには手間がかかるため会社によっては半月や、１ヶ月など、決まった期間に受け取った小切手をまとめて銀行窓口に持ち込むといったことがよく行われます

この場合、銀行窓口に持ち込むまでの間は金庫などで受け取った小切手を管理しておく必要がありますので、紛失や盗難のリスクが発生してしまいます。

小切手による支払いをやめて、振込に変更できないか検討したほうがいい理由。

小切手を渡した側と小切手をもらった側の双方にリスクが発生してしまうため、小切手による支払いは極力せずに、振り込みで支払いをしたほうがよいと考えています。

支払いを振込に変更することによる最大のハードルは「振込手数料」の問題だと思います。

ですが、振込による支払いで振込手数料を差し引かれて入金されたとしても、小切手を「管理する手間」や「銀行へ持ち込む手間」などを総合的に判断すると振込手数料を負担をすることの方が総合的には得だと判断する会社もあります。

「振込手数料の負担が大きいから小切手の支払いの方が良い。」

と考えているかたもいらっしゃいますが、小切手帳の発行にもお金はかかります。

そして振込手数料に関しても、同一県内など、同じ地域で事業活動をしている会社であれば同じ金融機関を取引金融機関として使用している場合も多く考えられます。

例えば A 銀行の〇〇支店とA銀行の▲▲支店といった具合です

こういった同一銀行内の振込みの場合には、他銀行へ振込をした場合に比べて手数料が安く抑えられる、又は無料で振り込みができるというケースもあります。

結果として振込手数料の負担は思ったほど高くないというケースも十分に考えられますので毛嫌いせずに一度検討してみましょう。

まとめ

小切手による支払いをやめて振込による支払いにしたほうがよい理由を記事にしました。

小切手を回収する際、もしくは小切手を振り出す際には取引先と顔を合わせる機会が生まれます。その際に営業活動であったり、情報提供や情報交換ができるという側面もあるので必ずしも小切手による支払いが悪。絶対にダメだというわけではありません。

ですが、

特に営業活動や情報交換などがないんだけれども、なんとくなく昔から小切手で支払いを続けている。

こういったケースであれば、振込などの小切手以外での支払い方法が可能かどうか、相手に打診をしてみるというのは経理の効率化につながると考えています。

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