仕事で使う車を購入したときの経理処理に必要な書類3つ。

個人事業主・フリーランス、一人社長の法人など、仕事をする上で車を購入することがあるかと思います。

車を購入した際に経理処理に必要な資料・書類はどんなものなのかを説明します。

自動車検査証(車検証)

車検証には最初に車が登録された年月日と、その車両を使いだした年月日(※納車されてすぐに使いだした場合を想定しています)、軽自動車なのか普通車なのかなどの情報を知ることができます。

このような書類になります。通常車の中に保管しているはずです。

上記の画像の場合には「初度検査年月」が令和2年12月と記載されていることから「令和2年12月に新車として登録」されたことが読み取れます。

また、この車検証の「交付年月日」が令和3年10月28日となっていることからこの日からこの車を使うことができるようになったことを読み取ることができます。


これ例外にもこの車検証の内容から減価償却を行う年数(耐用年数)つまり、何年間で車の購入金額を経費に落としていくかの「計算期間」を確定させていくことになります。

新車で購入した場合には軽自動車の場合には耐用年数が4年、普通自動車の場合には6年で車の購入金額を経費に計上していくことになります。

※「中古」で車を購入した場合には別の計算方法により何年間で経費に落としていくかを決定していくことになります。


このように、車検証はその車をいつ取得したのか、何年間で経費に計上していくのかを確定させる際の重要な資料になります。

車両購入明細書・自動車注文書

こんなやつのことです。オプションの代金やリサイクル料金、自動車税や自賠責保険料などの細かな金額が記載された書類になります。メーカーによって形式は少し違ったりしますが記載されている内容はほぼ同じです。

この書類を見ながら車両購入に関する会計データを作成していくことになりますので、重要な資料になります。

もし紛失等している場合には購入した自動車販売会社に問い合わせて同様の内容がわかるものを再発行してもらいましょう。

任意保険の契約書

車両を購入するタイミングで車両保険(任意保険)の契約をすることがほとんどだと思います。

事業で使用する車についての保険料になるので、経費として計上が可能なものになります。

支払いに関してはクレジットカードや口座引落で「1年分を支払う」か、「毎月支払うか」など、様々な支払方法があると思います。

後日クレジットカードの明細や通帳の明細をみたときに「この引落は何の引落だったかな??」とならないためにも任意保険の契約書は保管しておくと後で助かります。

まとめ

車を購入した際の経理処理に必要な資料・書類に関して3種類紹介しました。

そして、それぞれの書類がなぜ必要なのか、それぞれの書類の役割を説明しました。

車両購入明細書・自動車注文書以外に関しては紛失することはないとは思いますので
車を購入した際には今回紹介した書類を準備しておくと処理がスムーズに進むと思いますので参考にしていただければと思います。

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