個人事業主やフリーランスの方、一人社長の法人などで会計ソフトを使用して自分で帳簿の作成を行う場合には、日々の取引を記録していく必要があります。
今回は会計ソフトに日々の取引（仕訳）を入力する際の項目の１つ「摘要」について、具体的にどのような項目を記載すればよいのかを紹介します。
目次
会計ソフトで帳簿を作成する（取引を入力する・記帳する）際の「摘要欄」には何を入力するのか？ 【売上関係】
国税庁（税に関するルールを決める一番偉い役所）のHPによると帳簿には下記の事項を記載する必要があるとされています↓
画像を確認すると例えば「売上」に関する帳簿の記入に関しては
- 取引の年月日
- 相手方の名称
- 金額
を記載すればよいというのがわかります。
一方で「経費」に関する帳簿の記入に関しては
- 取引の年月日
- 事由・支払先の名称
- 金額
を記載すればよいというのがわかります。
手書きで帳簿を作成する場合も、会計ソフトを使って帳簿を作成する場合でもこの条件に従っていけばよいわけです。
会計ソフトを使用して取引を入力する（記帳する）場合には入力することで自然と上記の条件を満たすような仕様になっています。
例えば弥生会計であれば下記のような画面で取引を入力していくことになります。
画面を見ていただくとわかるのですが、「日付」と「金額」については自然と入力するような見た目になっています。
MFクラウド会計であればこんな感じの見た目です↓
会計ソフトの種類によって見た目は多少異なりますが、どのソフトであれ「日付」と「金額」は自然と入力できるような作りになっています。
話を少し戻します。
冒頭でも紹介しましたが、「売上」に関する取引を入力する場合には
- 取引の年月日
- 相手方の名称
- 金額
の３つの項目を記載する必要があります。
このうち日付と金額については自然と入力できる仕様になっていますので、「売上」に関する取引を入力する場合には残りの一つである「相手方の名称」を記載すればＯＫということになります。
で、この「相手方の名称」を「どこ」に記載するかというと「摘要」欄に記載していくことになります。
なので7月7日に㈱タナバタに対して現金で10万円の売り上げがあった場合には、下記のように入力すればOKということになります↓
会計ソフトで帳簿を作成する（取引を入力する・記帳する）際の「摘要欄」には何を入力するのか？ 【経費関係】
ここまでで「売上」関係の摘要欄に関してはどのように記載すればよいのかを紹介しました。
次に「経費」関係についての摘要欄に関してはどのように記載すればよいのかを紹介します。
経費に関する帳簿には下記の記載事項が必要になります。
- 取引の年月日
- 事由・支払先の名称
- 金額
このうち「日付」と「金額」については会計ソフトを使用する場合、自然と入力する仕様になっていますので残りの「事由」と「支払先の名称」を記載すればOKということになります。
「支払先の名称」については会社名などを記載すればよいので難しくないと思います。
わかりにくいのが「事由」です。
「事由」って何！？何を記載すればいいの！？
と思う人もいるかと思います。
これについてですが、ざっくりというと「取引の内容」と置き換えてもらったらいいと考えています。
文章だとわかりにくいので具体的に
７／１０に事務所の電気代6,000円（九州電力）をコンビニで現金で支払った
場合を考えてみます。
経費関係の帳簿の記載事項は下記の３つですのでこれらを順に当てはめていけばいいのです。
- 取引の年月日
- 事由・支払先の名称
- 金額
なので
- 取引の年月日 →「7月10日」
- 事由・支払先の名称 → 「事務所電気代・九州電力」
- 金額 →「6,000円」
となります。
※注意点※
コンビニで支払っているからと言ってコンビニ名まで記載しなくても大丈夫です。
あとはこれを会計ソフトの入力すれば完了です。こういった感じになります↓
会計ソフトの「摘要欄」に入力する際に気を付けたいこと2つ。
ここまでで、会計ソフトの摘要欄にどういった記載をすればよいのかを紹介しました。
最後に摘要欄に入力する際に気をつけたいことを２つ紹介して終わりにしたいと思います。
1つ目は摘要欄に入力する際の「順番を統一」するということ。
例えば、摘要欄にまず、「事由（取引内容）」を記載して「支払先の名称」を記載すると決めた場合にはその順番を守るほうがよいです。
ある取引については「事由（取引内容）」→「支払い先の名称」の順番で摘要欄に入力するのに、別のある取引については「支払い先の名称」→「事由（取引内容）」の順番で記載することはできれば統一性が無くなるので避けたほうがいいです。
後々、会計ソフトのデータを分析する必要がでてきた際にも入力に統一性があったほうが何かと都合がよいです。
2つ目は入力する文字の全角や半角は統一することです。
摘要欄に半角や全角がごちゃまぜになっていると検索機能がうまく働かないことがありますので、全角で入力するならすべての入力を全角で統一しましょう。
特にこだわりがない場合には全角で入力することをお勧めします。
まとめ
会計ソフトなどを使用して帳簿を作成していく際に「摘要欄」に何を記載するのかを具体的に紹介しました。
摘要欄を空白にしていると取引の内容がわからないなどのデメリットがありますので、摘要欄に積極的に記載をするようにしていただければと思います。
弊社では顧問契約が不要な単発の税務相談サービスを提供しております。今回の記事にあるように会計ソフトへの入力方法などのサポートも行っております。
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