【個人事業主・フリーランスの方向け】経費になるかどうかの考え方

これまでに勤務税理士として勤めているときや独立後に個人事業主の方やフリーランスの方などと接する機会がありましたが、そういった方々と接しているとよく聞かれる質問の１つに「これは経費となりますか？」という質問があります。

今回個人事業者やフリーランスの方に対して経費に対する考え方を説明します。

基本的な考え方は「仕事に必要かどうか」で考えます。

経費になるかどうかの基本は仕事（事業）に必要かどうかで判断する

経費になるかどうかというのは「事業（その仕事）に必要だったかどうか」という点を一つのポイントとして考えていきます。

例えばこういった領収書があった場合を考えてみます

この領収書はタクシー代の領収書になりますが、一見すると「プライベートで使ったタクシー代」なのか、それとも「仕事でタクシーに乗る必要がありその際の領収書」なのか分かりません。

これが仕事で使ったタクシー代であれば経費として計上できますし、これがプライベートの遊びなどで使用したタクシー代であれば経費に計上できません。

そして今回のこのタクシー代に関して、実際にどういった内容かというと「プライベートで病院に行く際に使用したタクシー代」の領収書になります。

つまり仕事で必要な経費ではありません。

よって経費として計上することはできないものになります。

※注意
こういった病院に行くために必要だったタクシー代、バス代などの領収書に関しては別途、確定申告において【医療費控除】として使用することができる可能性があります。

経費の内容が仕事に必要なものかどうかは支払いをした自分が一番よく知っている。

ここまで書いてきた話をすると

「領収書だけ見るとプライベートなのか事業に必要なものなのか分からないじゃないか。」

「プライベートで使ったタクシー代も事業の経費として計上してもバレないのではないか。」

と感じる人もいるかと思います。実際にそういった声を聞く機会もたくさんありました。

そういった意見は確かにその通りで、領収書だけではそれがプライベートのものなのか、それとも仕事に必要で使われたものなのかはわかりません。（少なくとも第三者である私にはわかりません。）

ですがそこは実際に支払いをした「本人」であればどういった時に支払いをした領収書であるかは記憶しているはずです。

そして、本当はプライベートで使用したタクシー代なのに、これを偽って仕事で使ったタクシー代ということにして経費に計上するかどうかはその方のモラルの問題であると思います。

あとこの話をするとよく聞くのが

「友人、知人、同業者の人が仕事に関係のないプライベートの領収書を経費として計上しているらしいから自分も大丈夫だろう。」

という声です。

これに関しての個人的な考えですが、

よそはよそ、自分は自分です。

他人の意見は参考にしすぎることはせずにご自身で判断していただきたいと思います。

これくらいは経費にしておいても大丈夫だろう。といった感じで少しの金額から始まり、どんどんどそれが悪化して

最後には経費にしてはいけないものを経費として計上して確定申告を行い、結果として脱税という形になってしまうケースもあります。

おまけ。他人がその領収書をもってきたときに精算するかどうかという目線で判断してみる

ここまでの説明で経費にできるのかどうかの判断基準をお伝えしたのですが、少しわかりにくい。といった人のために少し目線を変えて経費になるのどうかの判断基準をお伝えしてみようと思います。

良く言われるたとえ話としては、家族や友人などにその領収書が自分の商売の経費だと胸を張って伝えることができるかどうかという判断基準です。

例えば日曜日に家族でファミレスにご飯を食べにいき支払いをしました。

そのレシートには「来店日時：日曜日　午後7時　来店者：大人２名、子供2名」と記載されています。

さらに、レシートの注文明細には子供のお子様ランチやドリンクバー代がしっかり記載されているとします。

こういったレシートを仮に自分の事業の経費に計上したとして（計上したらダメですが。）、こういった事実を自分の親や家族、友人などに声を大にして・胸を張って伝えることができるのか？後ろめたさがないか？という基準です。

後ろめたさがない、胸を張って伝えることができるのであれば経費に計上できるでしょう。

そうでなければそれは経費に計上してはいけないものになるでしょう。

これでもわかりにくい場合に備えてもう一つだけ、ダメ押しで判断基準をお伝えしておきます。

さきほどのファミレスのレシートをあなたの「従業員」や「アルバイト」の人がもってきて、

「社長！営業で取引先と飯を食ったので経費精算してください！」と言ってきた場合に、あなた自身が気持ちよく・何の疑いもなくそのレシートの金額を精算してあげるかどうか。という基準です。

通常、従業員などの自分以外の人が仕事に関係がない飲み食い代などの領収書をもってきて、これは仕事で必要だったから精算してくれと言ってきても精算しませんよね。かなりの確率で怒られて終わるのではないでしょうか。

ですが、本当に仕事で必要な経費と確認がとれたのであれば、「確かにこれは仕事で使った経費だね。精算してあげます。」ということになるはずです。

この考え方を使って判断していきます。

他にもいくつかあるのですが、こういった基準をもとに経費になるかどうかを判断してみてはいかがでしょうか？

まとめ

タクシー代の領収書を例にして経費に計上できるかどうかの判断基準を説明しました。

【事業に必要なのかどうなのか？】という面から判断する。それでもわかりにくい場合には他人がその領収書もってきたときに経費精算するのか？という考え方をぜひ覚えておいていただければと思います。