個人事業主・フリーランスの方向けにデータ入力が終了した後の領収書や請求書の整理方法を１つ紹介します。
領収書や請求書をどうやって整理すればよいかわからない人は参考にしていただければと思います。
領収書・請求書の整理方法
個人事業主・フリーランスとして独立すると日々、仕事に関する領収書や請求書がたまっていきます。
当然、これらの請求書や領収書は確定申告の際に必要な資料になりますので保管をする必要があるのですが、その保管方法に関してはどうやって保管すればよいか悩んでいる方もいらっしゃると思います。
領収書や請求書の保管方法については絶対にこのやり方で保管しないといけないというルールはありません。
ですので自分が整理しやすい方法で構いません。
整理する際のポイントはその領収書をすぐに確認できる状態にしておくことができればよいと考えています。
目安としてはある領収書1枚を探すのに5分以内に探し出せる状態にしておけば大丈夫です。
ある1枚の領収書・請求書を探すのに10分、20分とかかるような状態では保管方法が悪いです。
この場合には保管方法の見直しが必要です。
領収書・請求書は「月」ごとにわけて整理する
「5分以内に目当ての領収書・請求書を探し出せる状態にしておく。」
このポイントを押さえていればどんな保管方法でも構いませんがいくつかお勧めの方法がありますので紹介します。
個人事業主・フリーランスの方は1月1日～12月31日までの1年間を確定申告の計算期間として事業の儲けを計算していきます。
ですので、領収書や請求書は1月から1か月ごとに分けて整理、保管をすることをお勧めします。
1月の領収書、2月の領収書、3月の領収書・・・・といった具合に一カ月ごとに整理しましょう。
※1か月ごとに整理した領収書・請求書をさらにこまかく1日～月末までの日付順に整理する必要はありません。あくまで1か月単位に整理するだけで十分です。
領収書・請求書をファイリングする。
1か月ごとに整理したらファイリングしましょう。
ファイリングの方法でお勧めの方法はA４の用紙にのり付けしてスクラップブックのようにファイルする方法です。自分もこのやり方で領収書をファイルしています。
領収書をのり付けする場合には裏面の全部にのり付けするのではなく、領収書の裏面上部の1センチ程度にのり付けしましょう。
縦向きの領収書は縦向きでまとめて糊付け・ファイルし、横向きの領収書は横向きで糊付け・ファイルすると用紙のスペースを有効に使うことができますし、あとで探しやすくなります。
それから用紙いっぱいに領収書を貼り付けることはせずにゆったりを貼り付けるようにしましょう。
用紙がもったいないからといって1枚にたくさんの領収書を貼ってはいけません。見にくくなり、探しにくくなります。これでは逆効果です。
あくまであとで探しやすくすることを優先に考えてファイリングしましょう。
糊の種類ですが、テープタイプの糊かスティックタイプの糊をお勧めします。みずのりは領収書がふやけるのでやめましょう。自分はテープタイプの糊を使用しています。
ただしこの場合、貼り付けするための時間が多少かかりますので、それが面倒な場合にはクリアポケットなどにクリップ留めしておいて保管してもOKです。
その際にはクリップはいわゆる「ゼムクリップ」は使わないようにしましょう。理由としては挟む力が弱く、領収書どうしが絡み合ってしまい役にたたなくなるためです。
クリップを使うのであれば「ダブルクリップ」などの挟む力が強いものを使いましょう。
また、書類が曲がってしまうので輪ゴムでまとめるのもやめましょう。
まとめ
個人事業主・フリーランスの方向けにデータ入力が終わった領収書・請求書の具体的な整理方法を紹介しました。
今回紹介した方法はあくまで1例にすぎませんので、参考にしながら自分のしっくりくるやり方を確立していただければと思います。
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