個人事業主やフリーランスの方が自力で確定申告を行うにはまず、帳簿の作成（会計ソフトやExcelやスプレッドシートなどへのデータ入力）が必要になります。
今回は帳簿の作成やデータ入力を行う「前」の準備段階として、領収書や請求書の具体的な整理方法を紹介します。
いきなりデータの入力をするのではなく、まず整理。
帳簿へのデータ入力は2月や3月などの確定申告の時期になって慌てて1年分をまとめて行うのではなく、毎月や毎週や毎日など自分で決めたスパンで定期的に行うべきです。
なぜ定期的におこなう必要があるのかについてはこちらの記事で説明しています↓
2021.10.20
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で、このデータ入力ですが、領収書や請求書を準備していきなりデータ入力をするのではなく、データ入力の前に「整理」をしてからデータ入力をするとよいです。
この「整理」ですが、難しいのものではなく、領収書や請求書を下記の３つに分類するだけです。
- 商売用の現金または事業に関係の無いプライベートのお金（自分の財布）で支払ったもの
- クレジットカードやペイペイなどのQR決済で支払ったものなど、後日銀行口座から引き落とされるもの
- 銀行振込などで支払ったもの
この分類をしてからデータ入力を行うようにしましょう。
データ入力をする前に整理をしないといけない理由
上で説明したようにデータ入力を行う「前」に整理をしないといけない理由は、二重にデータ入力をしてしまうミスを防止するためです。
よくあるのがこんなケース。
クレジットカードで支払いをしたにも関わらず、現金で支払ったと勘違いしてデータ入力を行い、後日銀行口座からクレジットカードの利用料が引き落とされた時にもう一度経費としてデータ入力をしてしまうケースです。
例えば、アスクルでクレジット払いで文房具を購入したとします。
アスクルから商品が届くと段ボールの中にこういった納品書が同封されています。
この納品書を見て現金で買ったと勘違いしてデータ入力をしたとします。
でも実際にはアスクルの代金はクレジットカードで払うことにしているので、後日銀行口座から引き落としがかかります。
クレジット払いの場合には後日、クレジット会社からこういった明細が送付されてきます↓
今度はこの明細を見て（または通帳からクレジットカードの代金が引き落とされているのを見て）
「あ、そういえばアスクルで文房具を買ったんだった！」
と、もう一度データを入力してしまう。
といった感じです。
こういったことをすると１つの領収書（資料）で経費を2回計上することになりますので正しい帳簿の作成ができなくなり、結果として税金の計算を間違えることになります。
意図的であろうと、うっかりミスであろうと理由はどうあれ経費を多く計上しているということは結果として（間違って）利益が少なくなり、最終的に支払う税金が安くなっている状態です。
乱暴な言い方になりますが、税金を多く払う分には税務署は特に指摘はしませんが、逆の場合、つまり税金を本来払うべき金額より少なく支払っている場合には指摘の「対象」になります。
こういった事態を避けるためにもデータ入力を行う前に「整理」をしてからデータ入力をすることをお勧めします。
上で紹介したアスクルの場合にはデータ入力の前にアスクルの資料は「クレジット払いの資料として整理しておく」と、現金で払ったと勘違いして間違ったデータ入力をすることを防ぐことができるようになります。
整理後のデータ入力方法について
整理が終了したら後はデータ入力に進みましょう。
入力の順番は決まりがあるわけではないので好きにしていいのですが、特にこだわりがないのであれば、上の１番「商売用の現金または事業に関係の無いプライベートのお金（自分の財布）で支払ったもの」から入力していくと良いです。
データ入力を大きく分けると「現金」で支払ったものと「通帳」から支払ったものにわけることができます。（クレジットカードで支払ったり、ペイペイなどのQR決済で支払った場合でも結果的に「通帳」から支払われることになります。）
なのでまず「現金」で支払ったものを入力してしまえば残りは「通帳」から支払ったものを入力するとデータ入力が完了します。
※補足※
実際には売上など、今回紹介した以外のデータについても入力もする必要がありますが、今回は割愛します。
まとめ
個人事業主やフリーランスの方向けに帳簿などのデータ入力を行う「前」にやっていただきたい領収書や請求書の具体的な整理方法を説明しました。
難しい作業ではありませんし慣れればすぐにできるようになりますので、是非データ入力をする際には取り入れていただければと思います。
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